Info för föreningar

Årsmöte

Årsmötet är föreningens viktigaste möte. Vid årsmötet väljs ordföranden och styrelsen. En av styrelsemedlemmarna skall representera personalen. Årsmötet behandlar verksamhetsplanen och budgeten för kommande verksamhetsår samt godkänner årsberättelsen (verksamhetsberättelsen) och bokslutet för året som varit.

På första styrelsemötet efter årsmötet träffas de nya styrelsemedlemmarna och konstituerar sig. Ordföranden blir oftast vald redan under årsmötet, de andra i styrelsen delar på övriga uppgifter bl.a. viceordförande, sekreterare, kassör, personalrepresentant, informatör.

Vid det första mötet är det bra att gå igenom föreningens stadgar, att behandla verksamhetsplanen och budgeten samt att planera in vilka evenemang föräldraföreningen skall ordna/medverka i under kommande verksamhetsår. I det första protokollet skall också antecknas vem som har rätt att använda föreningens bankkonto.

Gå igenom styrelserutiner: Vem kallar till möte, hur skickas kallelsen ut, vem skriver agendan o.s.v.

Efter första styrelsemötet undertecknas protokollet och sänds till banken ifall dispositionsrätten till bankkontot ändrats. En ändringsanmälan skall skickas till Patent- och registerbyrån, www.prh.fi, ifall namntecknaren i föreningen ändrats. Priset för ändringen är 20 euro, 15 euro om det görs elektroniskt (för elektronisk anmälan behövs tillgång till bankkoderna). 

Infoblad för styrelsemedlemmar - tips och råd

Vi har sammanställt enkla infoblad om vad det innebär att vara med i en förenings styrelse. Dessa infoblad är bra att dela ut åt styrelsemedlemmarna under det första styrelsemötet. Klicka här för mera information.

Några enkla tips:

  • Samla all dokumentation i mappar, så att de finns till hands även för kommande styrelser. Föreningens stadgar och registreringsuppgifter, verksamhetsplaner och -berättelser, mötesprotokoll, stipendiansökningar och bokföring är då lätta att plocka fram vid behov. Det är också bra att sätta in dokumenten på föreningens hemsida, då har alla lätt tillgång till informationen.
  • Fråga daghemsföreståndaren i fall det är möjligt att få t.ex. ett låsbart skåp på daghemmet till föreningens förfogande. Då har föreningen ett ställe att samla sina mappar och eventuella pappersmuggar och te-påsar på.
  • Eftersom styrelsen på föräldraföreningar på daghem byts ut ganska ofta, kan man att skapa ett e-postkonto för styrelsens ordförande, som går i arv till följande ordförande. Då får utomstånde alltid tag i den aktuella ordförande (ordförande@lilladagis.fi, eller t.ex. en gmail adress). Alternativt kan man ha en e-post adress som hela styrelsen har möjlighet att läsa (styrelsen@lilladagis.fi).
  • Styrelsen kan hålla vissa möten per e-post eller t.ex. på Facebook. Kom bara ihåg att dokumentationen både inför och efter mötena.