Ordförande

Tips och råd

Du har blivit vald till ordförande för din Hem och Skola-förening. Grattis! Det här materialet tar upp sådant du borde komma ihåg och som kan vara bra att veta och tänka på för en HoS-ordförande. Förhoppningsvis kan det också stöda och inspirera dig i din uppgift.

Formulera en vision

Du kanske är ordförande för en nygrundad förening och ska planera verksamheten från början. Kanske tar du över ordförandeskapet i en förening med väletablerad verksamhet. Oberoende av situationen lönar det sig att fundera igenom vad Hem och Skola egentligen handlar om. Kanske rent av formulera en vision!

Föreningens profil

Utåt syns visionen som föreningens profil. En hur aktiv länk är ni mellan hemmen och skolan? Hur kommer föräldrasynen fram? Når ni ut till alla föräldrar med er verksamhet? Satsar ni på starka föräldranätverk? Ska föräldrarna stöda barnens skolgång? Samlar ni in pengar? Oberoende av vilka målen är, är det bra att klart formulera dem.

Rollfördelningen

Tänk igenom HoS uppgift i förhållande till andra organ. Vilken är rollfördelningen mellan HoS, direktionen och skolnämnden? Har HoS en roll som sträcker sig till närsamhället utanför skolan?

Planera verksamheten

Planera verksamheten i samråd med styrelsen. Det kan också vara bra att samla in idéer bland lärare och föräldrar, kanske främst bland klassombuden. Det lönar sig sällan att förnya för förnyandets skull. De goda bitarna ur tidigare verksamhet ska tas tillvara.

Förankra idéerna

Då styrelsen är ense om hur verksamheten ska se ut är det viktigt att förankra idéerna väl också i resten av skolan. Både rektorn och lärarkollegiet ska vara införstådda. Då är grunden lagd för lyckad verksamhet och god kommunikation.

Informationsgången

För att verksamheten ska löpa krävs ett smidigt nätverk för informationen. Det är inte bara inom styrelsen som informationen ska nå fram. Fundera på vilket sätt styrelsen håller regelbunden kontakt med rektor och lärarkår, klassombud, övriga föräldrar och elever. Glöm inte feedbacken! Det ska finnas kanaler också från fältet till styrelsen.

Kontakter till närsamhället

Det är också bra att ha strategier för kontakterna till direktionen, skolnämnden och närsamhället i övrigt. Lokalpressen kan i många fall vara en god samarbetspart.

Styrelsearbetet

Gå igenom föreningens stadgar. Vem är föreningens namntecknare och vem har rätt att använda föreningens bankkonto? Hur ser budgeten ut?Kom med styrelsen överens om hur ofta ni sammanträder. Om mötena är välplanerade och strukturerade behövs det inte många per termin. Utred det bästa sättet att meddela mötestider och att skicka ut föredragningslistor och protokoll. Brev, elevpost eller e-post?

Arbetsfördelningen

Det kan vara bra om styrelsemedlemmarna har fasta ansvarsområden och att arbetsfördelningen är tydligt dokumenterad. Exempel på uppgifter som kan fördelas bland medlemmarna är klassombudsarbetet, informationen, kassörsuppdraget och sekreteraruppgiften. Vem tar ansvar för föreningsrutiner som ändringar i styrelsen med anmälan till förbundets kansli och till föreningsregistret?

Hitta resurserna

För ordföranden gäller det att hitta resurserna i styrelsen så att var och en får ett uppdrag som passar just den personen. Ibland kan arbetsgrupper behövas för speciella uppdrag. En arbetsgrupp jobbar ibland mera inspirerat än styrelsen i sin helhet och kan ersätta ett styrelsemöte.

Föredragningslistan

Till ordförandens uppgifter hör att sammanställa en föredragningslista inför varje styrelsemöte. Alla medlemmar ska ha möjlighet att ta del av den i förväg. Be styrelsemedlemmarna meddela om förhinder att delta i ett möte.

Försök under mötet nå ett beslut vid varje punkt så inga lösa trådar blir hängande. Sammanfatta besluten så att de blir klara för alla.

Var tydlig

Sätt punkt

Det är viktigt att deltagarna kan räkna med att mötet tar slut på avtalad tid. Drar mötena ut på tiden kan medlemmarna börja uppfatta styrelsearbetet som frustrerande.

Utvärdera

Låt alla komma till tals under styrelsemöten. Diskussionerna kan och ska ibland bli både livliga och långa. Men det gäller att kunna bromsa i rätt ögonblick och styra tillbaka till ämnet om det behövs.

Följ upp verksamheten efter varje termin och utvärdera arbetet så att misstag kan rättas till och goda bitar tas till vara. Det är också bra att dokumentera allt från t.ex. hur trakteringen sköts till hur arrangemangen i stort har löpt.

Delegera

Som ordförande har du ett helhetsansvar, men det är inte meningen att du ska göra allt. Det är viktigt att delegera!

Ett socialt uppdrag

Som Hem och Skola-ordförande innehar du en nyckelposition i skolsamfundet. Det är i högsta grad ett socialt uppdrag som ska skötas med förnuft, men också med känsla. Du kan inte vara vän med alla, men du ska ha fungerande och gärna goda relationer till dem du är i kontakt med. Ett enkelt sätt att bygga upp goda relationer är att komma ihåg att tacka för olika insatser och att ge positiv feedback. Att sitta med i HoS-styrelsen ska inte bara vara arbete, det ska vara roligt också. Som ordförande kan du ordna så att ni trivs och har det roligt tillsammans.

Dela med dig

Under din tid som ordförande tillägnar du dig en massa kunskap och färdigheter. Du hjälper din efterträdare en stor bit på vägen om du delar med dig av dina erfarenheter.

Stöd från förbundet

Förbundet Hem och Skolas kansli står gärna till tjänst med inspiration, stöd och hjälp. Förbundet tillhandahåller också material som kan hjälpa dig på vägen. Adressen är Nylandsgatan 17 D, 00120 Helsingfors, tfn 09 565 777 0 och e-post hemochskola@hemochskola.fi.

Brev till föreningarna

Förbundet skickar regelbundet ut brev som går till föreningens ordförande. Breven innehåller information om vad som är på gång och om material som kan beställas från förbundet. Förbudet skickar också ut inbjudningar till seminarier och information om stipendier. Det mesta går ut både per post och e-post. Vidarebefordra informationen till dem som berörs. E-post är ett bra hjälpmedel. Gäller det till exempel en seminarieinbjudan till alla föräldrar kan klassombuden hjälpa till med att föra ut den. Minns att uppdatera uppgifterna om föreningen då ni byter styrelse. Annars når informationen från förbundet er inte.

Tidningen

Förbundet ger ut tidningen Hem&skola, som skickas till skolorna. Distributionen är på föreningens ansvar. Tidningen sänds i paket till skolan och går som elevpost till hemmen. Kontrollera att elevposten fungerar.

Kontaktpersoner i regionerna

En av förbundets styrelsemedlemmar är kontaktperson i din region och hjälper dig vid behov. Förbundets kansli informerar närmare. De regionala kontaktpersonerna ordnar en gång per år en träff för ordförande och klassombud i regionen. På träffarna kan du inhämta inspiration, du får aktuell information och du har möjlighet att diskutera med andra ordförande.