Här har vi samlat vanliga frågor som berör föreningsverksamhet och besvarat dem. Kom ihåg att du alltid kan kontakta oss på Förbundet Hem och Skola när du behöver hjälp, e-post: hemochskola@hemochskola.fi
Fråga: Kan styrelsen utnämna en viceordförande utan att ordna ett föreningsmöte/årsmöte?
Svar: Ja. Den enda styrelseposten som måste fastställas av årsmötet är ordförandeposten. De andra posterna kan väljas internt i styrelsen.
Fråga: Måste en styrelse ha en utnämnd person för varje post: ordförande, sekreterare, kassör etc.?
Svar: En registrerad förening måste ha åtminstone en ordförande, en sekreterare och en kassör. De andra posterna fördelar man enligt behov.
Fråga: Är alla familjer automatiskt medlemmar i föräldraföreningen?
Svar: Nej. Det råder föreningsfrihet i vårt land. Det innebär att varje medborgare har rätt att vara medlem i olika föreningar men det måste vara ett aktivt val att vara medlem. Däremot är det viktigt att komma ihåg att en föräldraförening finns till för alla barn och familjer, oberoende om föräldrarna är medlemmar eller inte.
Fråga: Vad händer om ingen vill ställa upp som ordförande för föreningen?
Svar: En registrerad förening måste ha en ordförande. Om ingen vill ställa upp som ordförande är den sittande ordförande ansvarig tills man väljer en ny. En föreningsstyrelse måste enligt föreningslagen ha minst tre styrelsemedlemmar; ordförande, sekreterare och kassör. Dessa tre kan inte avgå innan man har valt ersättare för dem.
Fråga: Måste föreningen be om tillåtelse för att publicera fotografier där ansikten syns på sina kanaler i sociala medier?
Svar: Ja och nej. Det är inte olagligt att publicera bilder på personer som tagits t.ex. under föreningens allmänna tillfällen. Det är däremot viktigt att ingen av bilderna är kränkande. Det kan därför vara artigt och trevligt att samtidigt då man fotograferar fråga om någon inte vill synas på bilder som publiceras.
Fråga: Föreningen läggs ner, men det finns pengar kvar på kontot. Vad gör vi med dem?
Svar: Varje förening har i sina stadgar inskrivet vad som skall göras med medel som finns kvar i föreningen då en förening läggs ned.
Fråga: Skolan vill att föreningen betalar för bussen till Stafettkarnevalen. Måste föreningen göra det?
Svar: Nej. Föreningen beslutar själv vilka ändamål föreningen vill stödja. En förenings huvudsakliga syfte är inte att stödja skolan eller daghemmet ekonomiskt.
Fråga: Får klassföräldrar samla in föräldrarnas kontaktuppgifter?
Svar: Ja. Det finns inget hinder för att samla in föräldrars kontaktuppgifter av föräldrarna. Det går också att be om kontaktuppgifterna från skolan/daghemmet.
En klassförälder som privatperson får ha listor över andra personer på samma sätt som man kanske har en lista på vem man vill skicka julkort till.
Ifall det är föreningen som upprätthåller registret är det viktigt att det finns en registerbeskrivning som föreningens styrelse godkänt. I den klargörs vilka uppgifter man samlar in, hur man förvarar dem och till vem man ger informationen. Då följs bestämmelserna GDPR så att varje förälder vet hur föreningen handskas med uppgifterna. Tumregler i GDPR är att samla in endast de uppgifter som absolut behövs och ogärna ge dem vidare till en helt utomstående part (typ ett företag) och radera uppgifterna då de inte längre behövs eller föråldras.
På Föreningsresursens webbplats finns en modell för en förenings registerbeskrivning.
Fråga: Går det att göra ett mobilepay-konto till föreningen och hur går vi i så fall tillväga?
Svar: Åtminstone några av våra föreningar har tagit i bruk Mobilepay för föreningen. Det är en process som kan ta upp till någon månad. Det är bra att se till att allt är rätt anmält till PRH (Patent- och registerstyrelsen), för det kollas upp. Alla i styrelsen, eller åtminstone ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör, ska identifiera sig för att möjliggöra detta och alla i styrelsen ska ge personnummer. Kassören kan också bli uppringd för att stämma av att det man hade uppgett om verksamheten gäller.
Fråga: Får föreningen ta betalt för klubbar etc. den ordnar för daghemmets/skolans barn?
Svar: Ja. En förening får ta betalt för klubbverksamhet. Det är ändå viktigt att tänka på den sociala rättvisan och att undvika ett föreningen förstärker den sociala ojämlikheten bland barnen.
Fråga: Jag är kassör i en Hem och Skola förening. Hoppas ni kan hjälpa mig. Vi kommer att ha en klubb för barnen i skolan. Den ordnas efter skolan och det kommer en person utifrån och håller klubben. Vi har tänkt betala ett engångsarvode, men hen har inget firmanamn så det måste bli ett lönearvode. För att göra rätt från första början, hur gör vi?
Svar: Att fungera som arbetsgivare och betala ut lön (även om det sker som ett engångsarvode) är tyvärr ganska byråkratiskt och inte helt enkelt och det finns tyvärr inte riktigt några möjligheter att skattefritt ersätta en person som till exempel leder en klubb.
Ett arvode är alltid skattepliktig inkomst för mottagaren. Föreningen ska i sin tur göra skatteinnehållning, betala alla arbetsgivaravgifter och anmäla till Inkomstregistret. Som arbetsgivare måste man be om skattekort (och bankkontouppgifter) av den som får lönen. Man måste alltså alltid:
Tyvärr gäller dessa regler även om man inte betalar regelbundna löner och/eller inte hör till arbetsgivarregistret. Här på Föreningsresursens hemsidor finns mera info om saken: ARBETSGIVARE – Föreningsresursen (foreningsresursen.fi)
Palkka.fi är ett avgiftsfritt löneberäkningsprogram, som Skatteförvaltningen upprätthåller, vilket är enkelt att använda och via det kan du betala lön, lämna anmälningar till inkomstregistret och ta hand om försäkringsavgifter och -premier.
Fråga: Ibland läser man i medierna om att någon person misstänks eller har dömts för att ha förskingrat pengar från en förening. Vad kan vi i vår egen förening göra för att försöka undvika detta i förebyggande syfte?
Svar: Detta förekommer mycket sällan, men tyvärr är det ändå en möjlighet att något dylikt kan ske. Vi har sammanställt ett dokument med rekommendationer om god förvaltningssed inom en Hem och Skola förenings ekonomi för att man så gott som möjligt skall kunna undvika och förebygga denna typ av problem. Här kan du ladda ner dokumentet.
Fråga: Vi har ogjorda bokslut från den föregående föreningen. På grund av detta har föreningen inte varit aktiv sen dess. Nu skulle vi vilja göra en omstart, men har ingen erfarenhet av hur man borde gå till väga.
Svar: Ledsamt att höra, tyvärr är processen lite omständlig i detta fall. Om det inte finns ett godkänt bokslut, måste de ogjorda boksluten göras retroaktivt. Om ingen från gamla styrelsen eller kassören finns tillhanda som kan göra det (vilket förstås skulle vara önskvärt) så måste någon annan helt enkelt se till att boksluten görs. De senaste valda verksamhetsgranskarna ska sedan granska och godkänna boksluten.
Nästa steg är att kalla till ett årsmöte där föreningsmötet godkänner bokslut och beviljar ansvarsfrihet för alla de år som föreningsmöte inte behandlat dessa handlingar. Verksamhetsberättelse för dessa år borde samtidigt godkännas, men antagligen har ingen egentlig verksamhet hållits under dessa år så den borde snabbt kunna behandlas.
Om ingen ny styrelse valts, så är det den senast valda styrelsen som är ”sittande” styrelse och som ska beviljas ansvarsskyldighet. Efter det har man så att säga putsat bordet och kan börja från rent bord med en ny vald styrelse som väljs på samma årsmöte där man behandlar ovanstående. Hoppas ni kommer igång med verksamheten på nytt!
