Tryck på de olika styrelsepositionerna för att läsa mera:
-Leder styrelsens arbete. Till dina uppgifter hör att sammanställa en föredragningslista inför varje styrelsemöte.
-Planerar verksamheten. Planera verksamheten i samråd med styrelsen. Det kan också vara bra att samla in idéer bland lärare och föräldrar.
-Fördela arbetet inom styrelsen. Det kan vara bra om styrelsemedlemmarna har fasta ansvarsområden och om arbetsfördelningen är tydligt dokumenterad.
-Informerar och bygger relationer. I rollen som Hem och Skola-ordförande har du en nyckelposition i skolsamfundet. Bygg upp goda relationer till alla du är i kontakt med. Att sitta i en HoS-styrelse ska inte bara vara hårt arbete, det ska också vara roligt. Som ordförande ansvarar du för att ni alla i styrelsen trivs tillsammans
-Skriver mötesprotokollen
-Ansvarar för att kallelsen till årsmötet skickas ut enligt stadgarna
-Rapporterar styrelsens sammansättning till Patent- och registerstyrelsen, Förbundet Hem och Skola och till skolan eller dagiset.
-Upprätthåller medlemsregistret. Enligt föreningslagen ska det finnas ett register över föreningens medlemmar. Medlemsregistret kan vara ett Exceldokument.
-Skriver tillsammans med styrelsen föreningens verksamhetsplan och årsberättelse.
-Har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna: har kontroll över intäkter och
utgifter i föreningen.
-Sköter bokföring, fakturering, betalning av fakturor, avgifter och eventuella arvoden osv.
-Gör upp budgeten med styrelsen och följer sedan upp den.
-Håller styrelsen uppdaterad om den ekonomiska situationen i föreningen och gör också
utkastet till bokslutet.
-Ser till att styrelsen protokollför alla viktiga ekonomiska beslut.
-Har tillsammans med den övriga styrelsen ansvar för föreningens pengar och att de
används på ett ansvarsfullt sätt.
-Föreningens styrelse har det yttersta ansvaret för vad kassören gör och för föreningens
ekonomi.
En av de mest centrala frågorna är att vara en kontaktlänk mellan föräldraföreningen och dina
lärarkolleger i skolan.
Du har en viktig roll i att förmedla information mellan Hem och Skola-föreningen och lärarkåren.
Du är i nyckelposition då det gäller att se föräldrar som en resurs för skolan. Vill ni i er skola
välkomna föräldrar och uppmuntra dem till engagemang för elevernas gemensamma bästa? Du
har möjlighet att konkret signalera det här.
Det här kan en lärarrepresentant i Hem och Skolas styrelse göra:
-uppmuntra föräldrar till engagemang kring skolvardagen
-delta i styrelsens möten, håller sig uppdaterad om vad som är aktuellt
-förmedla information till och från skolans personal
-tala positivt om föräldrar
-Samla de nyvalda klassföräldrarna till en träff, gärna redan i början av höstterminen. Berätta vad
uppdraget som klassförälder går ut på.
-Be klassföräldrarna planera alla aktiviteter på en årsklocka. Med lite inledande planering är
det lättare att få en helhetsbild och delegera uppgifter.
-Följ upp att man i varje klass väljer klassföräldrar.
-Påminn de engagerade klassföräldrarna om att de ska inspirera andra och delegera
uppgifter – de ska inte försöka göra allting själva.
-Sammanställ klassföräldrarnas e-postadresser och telefonnummer och be klassföräldrarna
att samla in e-post och telefonnummer till föräldrarna.
-Förse klassföräldrarna med relevant information och be dem vid behov vidarebefordra
infon till de övriga föräldrarna.
-Uppmuntra och stöd klassföräldrarna att vara aktiva.
-Fundera tillsammans med styrelsen hur föreningen kan stöda och underlätta
klassföräldrarnas arbete.
-Berätta regelbundet om er förening för föräldrarna och skolans personal.
-Gör föreningen synlig på sociala medier och uppdatera regelbundet för att hålla era
medlemmar informerade om vad som är på gång.
-Om föreningen väljer att ha en webbplats ska den hållas uppdaterad. Förbundet Hem och
Skola erbjuder sina medlem mar en gratis webbplats på sin portal. Det finns olika mallar
för föreningarnas webbplat ser som är enkla att skapa och uppdatera. Läs mer på
www.hemochskola.fi/foreningar/ medlemsformaner
-Öppna upp kanaler för en dialog mellan er styrelse, föräldrar och elever/elevkåren. Besök
gärna föräldramöten och berätta om föreningen.
-Håll lärarna informerade om alla aktiviteter. Kom också ihåg att alltid bjuda in dem till era
aktiviteter.
-Håll kontakt med den lokala tidningen och radiokanalen. Lokaljournalister har ett intresse
av aktuella skolfrågor och lokala evenemang.
-I en styrelse har alla inte en speciell titel. Det behövs också de som är s.k. styrelsemedlemmar. Man
kan ändå få ett eget ansvarsområde och arbetsuppgifter efter behov.
-Informationen till övriga föräldrar är viktig i en föräldraförening och alla i styrelsen har ansvar för
att informationen och kontakterna utåt fungerar. Låt föräldrarna veta vad Hem och Skola föreningen gör.
-Engagera så många föräldrar som möjligt genom att involvera föräldrarna på olika
sätt i föreningens verksamhet.
Lär er mera om mötesteknik:
Årsmöte, vårmöte, höstmöte, styrelsemöte… Föreningar har många olika sorters möten. Vad ska man tänka på inför mötena? Hur går ett möte till? Hur ser dokumenten ut inför eller efter ett möte? Här hittar du svaren.
Föredragningslistan är en förteckning över de ärenden som ska behandlas på ett möte.
Styrelsemedlemmarna ska alltid få föredragningslistan tillsammans med kallelsen till mötet. Det är inte trevligt att komma till ett möte och vara oförberedd på dagens ärenden.
Vid föreningsmötet (årsmötet) är föredragningslistan vanligen skriven enligt föreningens stadgar + eventuella extra ärenden. När föredragningslistan fastställs slår man också fast i vilken ordning ärendena behandlas. Det kan vara viktig information för de som inte kan delta i hela mötet. Ett föreningsmöte kan ändå med majoritetsbeslut ändra ordningsföljden i föredragningslistan.
Vid verksamhetsårets början kan med fördel en plan för framtida styrelsemöten skrivas. Den innehåller då en sammanställning av de ärenden som kan förutses och tidsbestämmas. Den bildar en stomme för varje möte och kan sedan kompletteras längs med året med nya ärenden.
För varje verksamhetsår gäller vanligtvis samma planering. Som exempel kan nämnas att vid första styrelsemötet gäller konstituering av styrelsen.
För att informera medlemmarna om att ett möte kommer att hållas sänder man i god tid ut en möteskallelse.
I stadgarna står det hur föreningen ska kalla till föreningsmöte. Om det står i stadgarna att föreningen kan skicka kallelsen per e-post eller textmeddelande är det tillåtet att göra det.
Tillsammans med kallelsen kan man också sända föredragningslistan.
I möteskallelse ska följande finnas med:
Då det gäller föreningsmöte (årsmöte) måste ärendena alltid nämnas i möteskallelsen. Alternativt kan man ha en hänvisning till föreningens stadgar.
Observera att ifall man vid föreningsmötet vill fatta beslut även i andra ärenden än de som är nämnda i föreningens stadgar, måste dessa ärenden nämnas i kallelsen. Dyker det upp betydande frågor och ärenden under mötet, och de inte finns på föredragningslistan, kan de diskuteras. Beslut kan dock inte fattas, om ärendet är så betydande att man kan anta att fler medlemmar hade velat vara närvarande.
Kallar man till föreningsmöte per brev eller e-post kan alla mötesärenden gott nämnas. I tidningsannonser hänvisas oftast till stadgarnas paragrafer eftersom det kräver mindre spaltutrymme. Ärenden utöver de som nämns i stadgarna måste alltid framgå även i en tidningsannons.
Om deltagarna kan delta i mötet på distans, ska medlemmarna få noggranna beskrivningar på hur distansdeltagandet går till, vilka ärenden det gäller och så vidare. Se närmare i avsnittet Föreningslagen.
För styrelsemöten och andra möten i föreningen finns inga officiella formkrav på möteskallelsen. Välförberedda möten underlättar och försnabbar ändå alla möten.
Föreningslivets historia skrivs i form av protokoll. Den som skriver protokollen gör alltså en gärning för historieskrivningen. Protokollen har också en juridisk funktion.
Enligt föreningslagen måste föreningen skriva protokoll över föreningsmötena. Om styrelseprotokoll står inget i lagen, men då lagen kräver att styrelsen skall sköta föreningen omsorgsfullt ska det tolkas så att också över styrelsemöten bör föras protokoll. Protokollet kan följa föredragningslistan. Man kan skilja mellan olika slag av protokoll beroende på innehållet:
Mötets sekreterare skriver protokollet
Ordförande för mötet ska se till att de beslut som gjorts på mötet skrivs i protokollet. Det gör ordföranden genom att underteckna det. Ordförande är alltså huvudansvarig för protokollet. Sekreteraren/protokollföraren undertecknar också protokollet.
Följande måste finnas med i beslutsprotokollet:
Enligt föreningslagen § 31 har alla medlemmar rätt att ta del av protokollet över föreningens möten (årsmöten). Styrelsen protokoll är däremot inte offentliga om inte föreningen själv vill publicera dem. Inte ens en medlem i föreningen har rätt att få protokollet. Däremot har medlem rätt att av styrelsen få information om behandlingen av ett ärende som berör sagda medlem.
Föreningens möte kan själv justera hela eller delar av protokollet. Alternativt kan mötet välja åtminstone två personer som justerar protokollet.
Vid möten som ordnas ofta (till exempel i styrelsen) justerar mötets deltagare vanligen protokollet under följande möte. Protokollet godkänns i sin helhet eller godkänns med vissa ändringar.
Ett protokoll kan också justeras under ett pågående möte. Då är de ofta fråga om att justera endast någon del av protokollet, någon paragraf. Orsaken till att man måste justera ett protokoll genast kan vara att den, att protokollet behövs omedelbart för ett brådskande ärende. Då får man ett protokollsutdrag genast under ett pågående möte.
Vid möten som sällan ordnas, till exempel ett föreningsmöte (årsmöte), väljs protokolljusterare. Protokolljusterarna behöver inte vara medlemmar i föreningen. De ska vara närvarande under hela mötet. Måste någon av dem gå före mötets slut, avbryts mötet, och så väljer mötet en ny protokolljusterare. Valet måste ske före protokolljusteraren har avlägsnat sig. I detta fall skrivs i protokollet vilka paragrafer protokolljusterarna har justerat.
Ofta väljs protokolljusterare även till rösträknare. Det rekommenderas inte, speciellt under större möten med personval, eftersom rösträknarna ofta måste avlägsna sig för att räkna röster.
När protokolljusterarna justerar protokollet godkänner de protokollet eller också förkastar de det. De kan inte rätta texten i protokollet, inte ens rättskrivningsfel. Är de av annan åsikt om besluten i protokollet kontaktar de ordförande.
Protokolljusterarna godkänner protokollet genom att skriva under det “Justerat och godkänt”, ort, datum och underskrift. Det kan också vara bra att justerarna signerar alla sidorna i protokollet till exempel med sina initialer och inte enbart undertecknar sista sidan.
Det lagstadgade föreningsmötet kallas ofta i föreningarnas stadgar för årsmöte, vår- och höstmöte eller valmöte.
I en förening ordnas det många olika möten: styrelsemöten, medlemsmöten, föreningsmöten och övriga möten.
En del möten är öppna för alla medlemmar. Sådana är föreningsmöten, extra föreningsmöten och medlemsmöten. På styrelsemöten deltar endast styrelsemedlemmarna, eventuellt med inbjudna sakkunniga. Det allra första mötet som hålls i en förening, när föreningen grundas, är det konstituerande mötet.
I stadgarna står under vilka möten medlemmarna kan utöva sin beslutanderätt. Beslutsfattandet sker på föreningsmöten och extra föreningsmöten, och i stora föreningar även på förbundsrepresentantmöten eller fullmäktigemöten.
På föreningsmötet fastslås riktlinjerna för hur styrelsen ska ordna föreningens verksamhet. Styrelsen är det verkställande organet i föreningen och ska enligt föreningslagen ”omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter” och föreningens egendom.
Lagen har inte har några exakta skrivelser om hur styrelse, utskott och arbetsgrupper ska sammanträda. Styrelsen kan därför ganska fritt ordna sin verksamhet om det inte i föreningens stadgar finns specifika bestämmelser för styrelsens sammanträden. Enligt lagen behöver styrelsen till exempel inte skriva protokoll, men å andra sidan kräver en omsorgsfull skötsel av föreningen att man dokumenterar sina ärenden och beslut.
Föreningsmöten är privata möten och inte öppna för allmänheten. Till dem får deltagarna, det vill säga medlemmarna, en kallelse.
Tänk på det här när du förbereder ett föreningsmöte;
-Kom i god tid före mötet så att allt är klart då deltagarna kommer.
-Ordföranden och sekreteraren ska sitta så att de ser alla mötesdeltagare.
-Mötesordföranden behöver en ordförandeklubba, papper och pennor samt alla dokument gällande mötet. Föreningslagen och föreningens stadgar ska också finnas till hands. Som hjälp vid ordförandebordet kan förutom protokollföraren finnas en eller flera personer som till exempel sköter mötestekniken.
-På årsmötet behövs revisions- eller verksamhetsgranskningsberättelsen i original. Ha röst- och valsedlar tillgängliga.
-Om man är osäker på något kring den egna föreningens föreningsmöte så kontrollerar man i föreningens stadgar. Hittas svaret inte där kontrollerar man föreningslagen.
En medlem i en förening har närvarorätt och frågerätt på ett föreningsmöte, däremot behöver medlemmen inte alltid ha rösträtt.
Medlemmarna i en förening har närvarorätt på föreningsmötet. Rätten grundar sig på deras likställdhet inom föreningen.
Att en medlem har rätt att närvara, betyder inte att medlemmen alltid har rösträtt. Rösträtten kan begränsas av olika omständigheter. Det kan gälla jäv i ett visst ärende, eller att medlemmen inte fyller stadgarnas krav på vem som har rösträtt. Vissa föreningar kan också kräva att man registrerar sin rösträtt och närvaro på mötet i förväg.
En medlem har rätt att närvara, men det finns aldrig något tvång att delta i ett föreningsmöte. Det finns alltså ingen närvaroplikt.
I de föreningar som har andra föreningar som medlemmar (förbund) kan medlemmarna välja fullmäktige. Fullmäktige utövar då beslutanderätten i föreningen mellan föreningsmötena, medan förbundsstyrelsen sköter löpande ärenden.
De som har rätt att närvara vid mötet har rätt att uttala sig, ifall inte annat sägs i stadgarna. Rätten att uttala sig grundar sig på medlemskapet och inte på rösträtten.
Frågerätt betyder att medlemmarna kan begära uppgifter om föreningen av styrelsen. Ger inte styrelsen begärda uppgifter kan medlemmen upprepa frågan på ett föreningsmöte. Frågerätt har alla medlemmar som har rätt att uttala sig vid mötet.
Vad har mötesordföranden för uppgift under föreningsmötet? Vad har övriga mötesdeltagare för uppgifter under föreningsmötet?
Ordförande och sekreterare har en central roll vid möten. Även protokolljusterare och rösträknare har en viktig uppgift. Lägg märke till att föreningens styrelseordförande inte behöver fungera som mötesordförande.
Ordföranden och styrelsen ansvarar för möteskallelsen och förberedelserna inför mötet. Styrelsen bereder också eventuella motioner till föreningsmötet och andra ärenden som ska behandlas. Dessutom behövs också en föredragningslista som styrs av föreningens stadgar.
Mötesordförandes uppgifter:
Under mötet leder ordförande mötet. Då det blir omröstning eller förrättas val leder ordförande dessa och berättar om resultaten. Det är på ordförandes ansvar att protokollet blir skrivet.
Ordförandes uppgift är att upprätthålla ordningen under mötet. Till en av de vanligaste ordningsfrågorna hör att se till att alla talare håller sig till sak, och att vid behov begränsa talturerna och diskussionen.
Ordförandes roll är också att balansera styrkeförhållandena. Det betyder att ordförande ser till att alla ges en chans att få uttrycka sin åsikt, oberoende om man är pratsam eller tystlåten, man eller kvinna, föreningsvan eller nybörjare, chef eller underordnande. Dessutom hör det till ordförande att sammanfatta diskussionen och notera beslutsförslag.
Besluten på föreningsmötet förverkligas av föreningens styrelse.
Sekreteraren sköter om praktiska ärenden före mötet, kopierar möteshandlingarna, bokar möteslokalen och ordnar med serveringen samt sköter informationen och dokumentationen efter mötet. Sekreteraren kan också hjälpa till vid verkställandet av besluten.
Vid styrelsemötena fungerar föreningens sekreterare som protokollförare. Vid andra möten, till exempel årsmötet, kan vem som helst av deltagarna väljas till protokollförare om inte föreningens stadgar anger annat. Mötets sekreterare eller protokollförare skriver protokollet men ordförande är ansvarig för det och undertecknar det först. Vid behov utses flera hjälpsekreterare under ett möte.
Protokolljusterare och rösträknare väljs i början av mötet. Det är vanligt att på föreningsmötet välja samma personer till båda uppdragen, men rekommendationen är att man väljer olika personer. Om protokolljusterarna också ska räkna röster så kan de ju inte samtidigt följa med vad som händer under mötet.
Protokolljusterarnas uppgift är att granska att protokollet på ett tillförlitligt sätt beskriver händelserna och besluten på mötet. Protokolljusterna har ändå inte rätt att ändra i protokollet. Om de inte kan godkänna protokollet kan de meddela sina synpunkter till mötesordföranden som överväger eventuella ändringar. Är man fortfarande inte överens kan protokolljusterarna vägra underteckna protokollet. Då måste det behandlas av ett nytt föreningsmöte.
Initiativet till mötet och de ärenden som ska behandlas kan komma från en medlem. Styrelsen kan sammankalla mötet eller det kan vara ett möte som enligt stadgarna ska hållas. Föreningens stadgar har vanligen stipulationer om hur detta går till.
Föredragningslistan följs under mötet och ärendena behandlas i den ordning de finns på listan, ifall mötet inte annat besluter. Mötet börjar med inledande åtgärder. Därpå följer meddelanden, ärenden som det fattas beslut om, det vill säga orsaken till att mötet hålls, övriga ärenden och till sist avslutande åtgärder.
Under föreningsmöten kan ärenden som tas upp under punkten övriga ärenden diskuteras, men beslut kan inte alltid tas. Betydande övriga ärenden måste nämligen nämnas i kallelsen för att man ska kunna besluta om dem. För styrelsemöten finns inga sådana krav, på dem kan man i frågor under övriga ärenden också göra beslut.
Ordförandeklubban är ett viktigt redskap för mötets ordförande. Ju större sammankomst desto viktigare. Med klubban slår ordförande fast mötesbesluten, påkallar uppmärksamhet, och tystar ner talare som avviker från ämnet eller talar för länge.
Då ärenden tas upp till behandling är det någon som föredrar ärendet och ger ett förslag till lösning. Vanligen har styrelsen ett beslutsförslag i föredragningslistan. Därpå följer diskussion.
Ordförande öppnar diskussionen genom att till exempel säga “härmed öppnar jag diskussionen”. De som ber om ordet antecknas och får taltid i tur och ordning. När diskussionen inte mer ger nya synvinklar kan ordförande säga att diskussionena avslutas efter nu antecknade talturer.
Ordförande avslutar diskussionen med att säga ”härmed avslutar jag diskussionen” och knackar i bordet med klubban.
Därefter sammanfattar ordförande förslagen. När det endast finns ett understött förslag kvar eller då det gäller personval, lika många kandidater som platser, meddelar ordföranden mötets beslut.
Efter detta har mötesdeltagarna möjlighet att uttrycka eller låta anteckna sin avvikande åsikt om beslutet.
Ärendena som behandlas på föreningsmötet varierar beroende på om föreningen har ett eller två föreningsmöten per år. I föreningar med två möten behandlas på vårmötet årsberättelse, bokslut, verksamhetsgranskningsberättelsen och beviljande av ansvarsfrihet för föregående kalenderår. På hösten godkänns till exempel verksamhetsplan, budget samt förrättas styrelseval samt val av verksamhetsgranskare eller revisorer.
Om föreningen har endast ett årsmöte äger det vanligtvis rum på våren och då behandlar mötet alla ärenden.
Vanligen finns i föredragningslistan styrelsens förslag till beslut. Detta behöver inte understödas. Om nån föreslår ändringar i förslaget måste ändringsförslaget eller förslagen understödas, annars tas de inte till behandling.
Finns det flera förslag röstar man. Om inte stadgarna anger annat är det majoriteten av rösterna som avgör.
Om det finns flera ändringsförslag avgör mötesordförande i vilken ordning omröstningen sker. Det vanliga är att det mest avvikande förslaget ställs mot det näst mest avvikande och så vidare tills man har kvar ett ändringsförslag mot styrelsens förslag. Om det också finns ett förslag om bordläggning inleder man omröstningen med att första besluta om bordläggning eller fortsatt behandling under mötet.
Gäller det personer förrättar man val. Om valsättet kan man bestämma i föreningens stadgar. Om inget nämns om valproceduren i stadgarna vinner majoritetens röster.
Vid ordförandeval krävs det i bland att segraren måste få över 50 procent av de närvarandes röster. Om det då finns fler än två kandidater krävs det ibland flera omröstningar.
Val förrättas alltså när det finns flera kandidater till en och samma post. Mötesordförande skriver upp namnen på de föreslagna personerna, även de som inte har fått understöd. Därefter granskas att alla är valbara.
Sedan läser ordförande upp kandiaternas namn och anger tydligt villkoren för omröstningen. Om det till exempel finns två lediga styrelseposter men flera kandidater informerar ordförande om att att mötet får rösta på högst två kandidater. Röstsedlar med flera namn än två förkastas. Ordförande kan också tillåta att endast för- eller efternamn får användas på röstsedeln om det inte finns risk för feltolkningar.
Mötets rösträkanre är vanligtvis två och har valts i början av mötet. Har det inte gjorts så väljs de i röstningsskedet. Om det råkar gå så att en av rösträknarna blir föreslagen i val kan man i detta skede välja en ny rösträknare.
Rösträknarna räknar och granskar de angivna rösterna. Resultatet ges till mötesordförande som läser upp det för mötet. Rösträknarna kan också skriva ett enkelt protokoll över rösträkningen där det framgår hur många röstsedlar som insamlats, resultat från omröstningen eller valet, inklusive eventuella blanka och förkastade röstsedlar.
Om rösträknarna är oeniga om tolkningen av röstsedlarna, om det finns flera röstsedlar än röstberättigade, eller om andra liknande problem uppstår kan de kontakta mötesordföranden och diskutera problemen. Mötesordföranden avgör i så fall hur mötet eller omröstningen går vidare. Vid behov kan omröstningen eller valet tas om.
Lär er mera om styrelsearbete:
På den här sidan hittar du artiklar som handlar om föreningens styrelse och hur den kan arbeta.
I verksamhetsplanen står det vilken verksamhet föreningen har planerat för ett visst år och i budgeten vilka inkomster och utgifter föreningen har för samma år.
Föreningslagen kräver ingen verksamhetsplan eller budget, men i de flesta föreningars stadgar står det att en verksamhetsplan ska godkännas på föreningsmötet. Redan på det första årsmötet, vilket hålls genast efter det konstituerande mötet, fastslår man verksamhetsplan och budget för den nya föreningens första verksamhetsår.
Då man gör upp en verksamhetsplan är det skäl att noggrant tänka på vad som är möjligt att genomföra. Budgeten bestämmer inom vilka ekonomiska ramar det är möjligt att genomföra verksamheten. Det är också skäl att hålla föreningens målsättning i minnet. Det är styrelsen som gör ett förslag till verksamhetsplan och budget. Förslaget godkänns av föreningsmötet.
Verksamhetsplanen kan göras på många olika sätt. Man kan skriva om målen i stora drag, eller genom att räkna upp rubriker i några punkter. Planen ska visa i vilken riktning föreningen strävar. Verksamhetsplanen får gärna vara kort, maximalt några sidor.
Många föreningar väljer att göra en verksamhetsplan där varje verksamhetsgren presenteras med en vision, och därefter med konkreta förslag vad som ska uträttas under verksamhetsåret. Fördelen med denna typ av plan är att det är lätt att använda planen som grund när man skriver årsberättelsen.
När verksamhetsplanen är gjord görs budgeten. Plan och budget ska hänga ihop. Också budgeten kan göras på olika nivåer. Antingen endast med klumpsummor för varje verksamhetsgren, eller så med en mer detaljerad genomräkning. Vår modellbudget är en detaljbudget. Men man kan för föreningsmötet endast ta med klumpsummorna i fet stil om man vill.
I filen finns en fiktiv modellbudget med siffror. Till budgeten är det bra att ha några jämförelsetal. I modellfilen ingår såväl senaste godkända bokslut som budgeten för innevarande år. På den andra fliken i excelfilen finns en budget med färdiga formler som man kan utnyttja. Kontrollera alltid formlerna om ni gör ändringar och tillägg.
En förening kan aldrig vara utan beslutför styrelse. Den gamla styrelsen fortsätter alltså tills en ny har valts.
Ibland kan det uppstå situationer då en del av eller till och med hela styrelsen avgår. Eller att den gamla styrelsens mandatperiod har tagit slut utan att en ny styrelse valts. En sådan situation kan uppstå om medlemsmötet har hållits för sent, eller om mötet inte lyckats välja en ny ordförande eller styrelse. Eller om den gamla styrelsens mandatperiod har tagit slut utan att en ny styrelse valts.
Den viktigaste uppgiften är då att sammankalla till ett medlemsmöte som väljer ny styrelse. Vägrar den avgående styrelsen att göra detta ska regionförvaltningsverket kalla till medlemsmöte.
En styrelsemedlem kan avgå mitt i perioden, när som helst och av vilken orsak som helst. Men det är föreningsmötet som måste välja en styrelsemedlem istället för den avgående. En styrelse kan inte göra ett kompletteringsval och välja en ny styrelsemedlem för den återstående mandatperioden.
Styrelsens uppgift är att driva föreningens verksamhet mellan två föreningsmöten, sinsemellan delar styrelsemedlemmarna på uppgifterna utgående från tid och kompetens.
Styrelsen består av minst tre medlemmar av vilka en skall vara ordförande. Oftast har föreningar fler än tre styrelsemedlemmar. De flesta föreningar väljer också minst en viceordförande. Sekreterare eller kassör kan utses inom eller utom styrelsen. I större föreningar fungerar ofta anställd personal (funktionärer) som sekreterare och kassör. En medlem i en föreningsstyrelse får inte vara försatt i konkurs.
Ordförande är egentligen styrelsens ordförande fastän man brukar tala om föreningens ordförande. Den formella ställningen är inte starkare än för övriga medlemmar. I praktiken kan ordförande dock påverka mycket i en förening. Ordförande kan uttala sig ensam i föreningens namn. Ordförande måstet vara minst 18 år och myndig och får inte vara försatt i konkurs. Dessutom ska ordförande vara bosatt i Finland.
Ordförande tecknar föreningens namn ifall inte annat står i stadgarna. I praktiken är det vanligt att namnet tecknas tillsammans med viceordförande eller annan styrelsemedlem.
Ordförande undertecknar olika anmälningsblanketter som lämnas in till föreningsregistret (alternativt anmäler dom elektroniskt):
Ordförandes huvudsakliga uppgifter är:
Viceordförandens formella ställning är ännu svagare än ordförandens. I lagen står ingenting nämnt om dennes uppgifter. Eftersom viceordförande är ordförandens ersättare, måste hen uppfylla de krav som ställs på en ordförande, alltså vara 18 år gammal, ha finskt medborgarskap och inte vara omyndigförklarad. Dessutom bör hen vara ordinarie styrelsemedlem.
Viceordförandens uppgift är att fungera som ordförandens ersättare då ordförande inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag.
Ifall ordförande avgår under perioden till exempel flyttar till annan ort, går i konkurs eller avlider förrättas ett nytt val vid nästa föreningsmöte eller så sammankallar styrelsen till ett extra föreningsmöte. Viceordförande blir inte automatiskt styrelseordförande men sköter givetvis ordförandes uppgifter till det att föreningen valt ny ordförande. I stadgarna står det hur man skall gå till väga.
Om sekreterarens uppgifter står det ingenting i föreningslagen. Sekreteraren kan styrelsen välja inom sig eller utanför styrelsen. I föreningar med anställd personal är de vanligen en anställd som sköter sekreteraruppdraget.
Till sekreterarens uppgifter hör att skriva protokoll och se till att de blir justerade, och vid behov att skriva protokollsutdrag. Notera dock att det alltid är ordförande som ansvarar för protokollet och undertecknar det först.
Sekreteraren sköter största delen av föreningens korrespondens och håller kontakt med myndigheterna. Tillsammans med ordförande gör sekreteraren ett förslag till verksamhetsplan och årsberättelse, vilka behandlas av styrelsen och godkänns av föreningsmötet.
Sekreteraren samlar ihop, kopierar och postar möteshandlingarna. Hen ansvarar för att medlemmarna blir kallade till mötena och styrelsemedlemmarna till styrelsemötena, men observera: på uppdrag av ordförande. Förberedelserna av mötesärendena och möteshandlingarna gör ordförande.
Till övriga sekreteraruppgifter kan höra till exempel skötseln av medlemsregistret, praktiska arrangemang kring möten och arkivering. Många av dessa uppgifter kan också skötas av en annan styrelsemedlem eller funktionär, beroende på vad som är mest ändamålsenligt.
Styrelsen väljer kassör antingen inom sig, bland medlemmarna eller en person utanför föreningen.
Kassören sköter om den praktiska ekonomin vilket innefattar betalningar, bokföringen och handkassan. Kassören gör ett utkast till bokslut, följer med budgeten och informerar styrelsen, bistår styrelsen vid planering av ekonomin – det vill säga gör mellanbokslut och budget – finansieringskalkyler och gör ett utkast till skattedeklaration, om en sådan måste göras.
Kassören ska se till att styrelsen protokollför alla viktiga ekonomiska beslut.
Styrelsen som helhet har det yttersta ansvaret för vad kassören gör och för föreningens ekonomi och bokslut.
Det kan vara påkallat att alla i styrelsen har ett eget ansvarsområde. Om inte tilldelas styrelsemedlemmarna arbetsuppgifter efter behov.
Ovan uppräknade uppgiftsfördelning är enbart ett exempel på arbetsfördelningen i en förening. Ingenting hindrar att styrelsen fördelar uppgifterna annorlunda. Kassören kan också föra protokoll medan sekreteraren betalar fakturorna.
Styrelsens uppgifter kan beskrivas i fyra termer: förbereda, verkställa, fatta egna beslut och förvalta.
Ur föreningslagen framgår följande uppgifter för styrelsen:
I föreningslagen står uppräknade de uppgifter som styrelsen kan sköta:
Utöver de lagstadgade uppgifterna hör följande till styrelsens uppgifter:
Styrelsen är de förtroendevaldas och en eventuell personals kollektiva chef som leder och övervakar dem.
Ordförande kan fungera som förman för verksamhetsledaren/generalsekreteraren som i sin tur är förman för övrig personal som kassören, medlemssekreteraren, informatören och annan personal. Fastän styrelsen har delegerat chefskapet åt ordförande, så har ansvaret inte delegerats.
Styrelsen kan för att underlätta sitt arbete utnämna olika arbetsgrupper.
Styrelsen bär ansvaret för att föreningens syfte förverkligas och att föreningens verksamhet utvecklas. Det är viktigt att styrelsen följer med föreningens situation och lyssnar på medlemmarnas åsikter och förväntningar.
Likaså är det viktigt att styrelsen bevakar hur samhället förändras, och förändrar föreningens verksamhet i enlighet med det. På basen av dessa uppgifter planerar styrelsen den kommande verksamheten och gör en verksamhetsplan. I årsberättelsen berättar styrelsen hur året har gått och vilken verksamhet föreningen har haft.
Finlands Svenska Andelsförbund har gett ut boken “God förvaltning i medlemsbaserade organisationer” – boken förklarar på ett enkelt sätt hur förvaltningen fungerar i föreningar. Här finns länken till boken som PDF.
Styrelsemötena är en central punkt i styrelsens arbete. Under styrelsemötena fattas beslut, rapporteras vad som blivit gjort och hur arbetsuppgifterna fördelas.
Styrelsen sammanträder på kallelse av ordförande. Ordföranden kan också delegera uppgiften till t.ex. sekreteraren. Före styrelsemötet avslutas kan man bestämma tidpunkten för följande styrelsemöte. Styrelsen har ansvar för den långsiktiga planeringen. Det är bra att samlas kontinuerligt under året, t.ex. en gång i månaden.
Styrelsen är den som verkställer föreningens beslut. Enligt lagen har styrelsen ett gemensamt ansvar för sin verksamhet. Styrelsen ställs i efterhand till svars inför föreningsmötet, vilket är det högsta beslutande organet i föreningen.
Föreningsmötet godkänner styrelsens verksamhet genom att behandla årsberättelsen, bokslutet, revisions- eller verksamhetsgranskningsberättelsen samt genom att bevilja ansvarsfrihet.
Föreningsmötet ska inte besluta om ärenden som hör till styrelsen, som till exempel att anställa personal. Föreningsmötet har den beslutande makten i en förening medan styrelsen är den verkställande. Om medlemmarna inte är nöjda med föreningens styrelse utser man en ny på föreningsmötet.
Styrelsemedlemmar, föreningens funktionärer och verksamhetsgranskare är enligt § 39 i föreningslagen skyldiga att ersätta skada som de i sitt uppdrag har orsakat föreningen uppsåtligen eller av oaktsamhet. Revisorers (auktoriserade) skadeståndsskyldighet regleras i revisionslagen.
I föreningens stadgar anges när och hur styrelsen och dess ordförande väljs. Det kan göras endast på ett föreningsmöte (medlemsmöte).
I föreningar som har två föreningsmöten (höst- och vårmöte) väljs styrelsen och verksamhetsgranskarna/revisorerna på höstmötet (eller valmötet) och de tillträder vanligen följande kalenderår. Om föreningen har ett årsmöte (vanligen på våren) börjar styrelsens mandatperiod direkt efter årsmötet.
I föreningens stadgar nämns hur föreningsordförande väljs. Vanligt är att ordförande väljs av årsmötet medan vice ordförande väljs inom styrelsen. Men i stadgarna kan också stipuleras att ordförande väljs inom styrelsen.
Styrelsen ska bestå av minst tre personer. Lagen säger ingenting om maximiantal.
Föreningens stadgar bestämmer antalet styrelsemedlemmar i föreningen. Antalet kan vara ett bestämt eller varierande antal. I det sistnämnda fallet måste också gränserna för antalet ledamöter (minst och högst) anges i stadgarna. Det kan vara mer praktiskt att ha ett varierande antal, till exempel 5-8 ordinarie styrelsemedlemmar. Då kan antalet medlemmar ökas och minskas i takt med arbetsmängden och tillgången till lämpliga kandidater. Å andra sidan kan det bli större kontinuitet i en styrelse med fast antal medlemmar om endast en viss del avgår årligen. En stor styrelse kan vara ineffektiv, men å andra sidan representerar den kanske alla intressegrupper inom föreningen.
Ordförande ska vara myndig, det vill säga ha fyllt 18 år, de övriga medlemmarna minst 15 år. Ordförande får inte vara försatt i konkurs och ska vara bosatt i Finland. Undantag om hemorten kan beviljas av Patent- och registerstyrelsen.
En styrelsemedlem behöver inte vara medlem i föreningen, ifall inte stadgarna så kräver. Stadgarna kan innehålla kriterier som styrelsemedlemmen ska uppfylla. Men de får inte vara för strikta. Ingen kan vara självskriven i styrelsen. Man kan ha som regel att styrelsemedlemmen får sitta i styrelsen högst ett visst antal år, eller man kan stipulera om en övre åldersgräns.
I stadgarna står det om suppleanterna (ersättarna). De kan vara personliga eller så kallade allmänna.
I allmänhet väljs suppleanten samtidigt som den ordinarie styrelsemedlemmen. Om styrelsen har gemensamma suppleanter måste de vid valet eller senare rangordnas så att det är klart i vilken ordningsföljd de inkallas. Suppleanten fungerar som fullvärdig styrelsemedlem då hen ersätter den ordinarie styrelsemedlemmen på ett möte.
Styrelsen kan bestämma att suppleanterna kan delta i alla styrelsemöten. De har då rätt att närvara och uttala sig. Fördelen med detta är att suppleanterna hålls uppdaterade med vad som händer i styrelsen. Nackdelen är att deltagarantalet på styrelsemötet blir stort.
Vad händer om hela styrelsen i en förening avgår och man inte lyckas välja en ny? Den gamla styrelsen är ansvarig tills en ny utsetts. Om man inte lyckas få en ny styrelse trots flera försök återstår endast att upplösa föreningen.
I Föreningslagen § 35 står det entydigt att en förening måste ha en styrelse. Därför är alltid senast valda styrelse ansvarig. Föreningen kan också vara i malpåse. Men också då måste den gamla styrelsen fortsättningsvis ordna de årsmöten som nämns i stadgarna.
I stadgarna står skrivet hur lång mandatperioden för styrelsen är. Vanligt är ett eller två år. Ifall inte annat har bestämts i stadgarna börjar styrelsen sitt arbete genast då den blir vald på föreningens årsmöte. Om styrelsen väljs på ett valmöte under hösten tillträder den vanligen vid årsskiftet.
Styrelsen väljs på föreningsmötet av medlemmarna. Styrelsen ska omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag och ordning samt föreningens stadgar och föreningsmötets beslut. I föreningslagen (678/2010) poängteras också styrelsens ansvar för föreningens bokföring och ekonomi.
Styrelsen står till svars till föreningens medlemmar för vad styrelsen gjort eller lämnat ogjort. Mister styrelsen medlemmarnas förtroende kan medlemmarna på föreningsmöte avskeda styrelsen eller en enskild styrelsemedlem. I Föreningslagen § 14-15 finns noggranna bestämmelser om uteslutning.
Styrelsens (=föreningens) ordförande har alltid namnteckningsrätt i en förening. I stadgarna kan bestämmas att föreningens namn dessutom tecknas av vice ordförande, andra styrelsemedlemmar, sekreterare och kassör eller om det alltid ska vara två namntecknare. Dessutom kan man i stadgarna bestämma om styrelsen får bevilja personliga rätter att teckna föreningens namn.
I detta sammanhang ska man skilja på namnteckningsrätt och fullmakt. Namnteckningsrätten kan inte överföras på eller tas ifrån någon som nämns i föreningen stadgar. Fullmakt kan styrelsen bevilja vem som helst och återta enligt behov. Fullmakten behövs för till exempel bankärenden och skattedeklarationer.
Normalt fattar styrelsen sina beslut under vanliga möten. Traditionellt har mötet ägt rum fysiskt på ett ställe. Styrelsen kan dock fritt bestämma om sitt arbetssätt, det är alltså tillåtet för styrelsen att använda tekniska hjälpmedel, till exempel så att styrelsen sammanträder per e-post. Det viktiga är att alla styrelseledamöter har möjlighet att uttrycka sin åsikt, men också att ta del av andra styrelsemedlemmars åsikter. Om inte i realtid så inom en rimlig tid. Ordförande kan inte ringa runt ledamöterna i tur och ordning och höra vad de tycker. Då sker ingen växelverkan. Ett regelrätt telefonmöte där alla kan höra varandra är acceptabelt. Om styrelsen vill använda alternativa mötessätt är det skäl att först noggrant fastställa spelreglerna för dessa möten.
Är mötet inte beslutfört på grund av för litet antal deltagare kan mindre beslut tas av ordförande och de närvarande styrelsemedlemmarna, men beslutet måste sedan fastställas officiellt på ett beslutfört möte.
I föreningslagen står inget om protokoll i styrelsearbetet men redan lagens formulering om att styrelsen “omsorgsfullt skall sköta föreningens angelägenheter” kräver en viss systematik såsom protokollföring över ärenden och beslut.
Om övriga principer i arbetssättet kan styrelsen fritt besluta om hur kallelsen sker, om hur ärenden förbereds och så vidare.
Lär er mera om arkivering:
Vad ska en förening arkivera? Hur länge ska olika dokument förvaras och var ska dokumenten förvaras? Vad gör man med föreningens arkiv om föreningen upphör? På den här sidan hittar du alla våra artiklar om arkivering.
Informationen som uppstår i en förening till följd av dess verksamhet är så kallad funktionell information. Den är en viktig källa för funktionärerna då föreningen ordnar verksamhet. Informationen har bevisvärde och således har den juridisk betydelse. Även för vetenskaplig forskning är den betydelsefull.
Det är bra att spara och arkivera gamla dokument åtminstone av följande orsaker:
Ett arkiv kan vara den fysiska plats där föreningen förvarar sina handlingar till exempel i ett skåp eller ett rum. Med arkiv menas också ett så kallat offentligt arkiv, till exempel Riksarkivet eller ett privatarkiv (t.ex. Svenska Centralarkivet) dit man kan föra sina handlingar för arkivering. Man kan också definiera arkiv som en samling handlingar. Samlingen växer efter hand hos arkivbildaren.
Handlingarna är av två slag:
Dokument och handlingar är olika former av informationsbärande dokument. De kan vara pappersdokument vilka är tryckta, maskinskrivna, handskrivna eller kopierade. De kan vara digitalt lagrad information på disketter, magnetband och cd-skivor, usb-pinnar eller externa hårdskivor.
Till handlingar räknas också mikrofilmer, filmer, videoband, ljudband, fotografier, ritningar, affischer, märken, fanor och föremål, likosm även föreningens webbplats.
Nedan hittar du råd och instruktioner om hur man arkiverar digitalt material.
1. Så här sköter du ditt digitala arkiv
2. Instruktion över arkivering av digitalt material
Svenska centralarkivet tfn 050 46 55 101 och 050 46 55 103, www.svenskacentralarkivet.net
http://www.yksityisetkeskusarkistot.fi/
Spara de dokument som föreningen själv har producerat.
Dokument som man borde spara;
Bokföringslagen och skattelagstiftningen stipulerar om hur länge räkenskaper skall sparas.
I arkivet förvaras endast ett exemplar av alla handlingar. Man gallrar bort dubbletter, kopior utan anteckningar, stora upplagor av trycksaker.
Man gallrar bort sådant som föreningen fått och som det är avsändarens uppgift att arkivera:
Det kommer mycket information till föreningarna som sparas en viss tid. Det kan vara en god idé att sätta allt sådant material i en särskild mapp med rubriken “Kastas bort efter en tid”.
Gå igenom mappen regelbundet och sätt i återvinningskärlet det som inte längre behövs. Då är det lättare att hålla ordning i det egna arkivet.
Hur länge ska olika dokument förvaras i en förening?
Ikraftvarande + 10 år
Evigt
| Dokument | Form | Förvaringstid |
| Alterneringsledigheter, handlingar (påverkar pensionen) | papper, elektroniskt | 50 år |
| Arbetsansökningar icke valda samt svaren till dessa | papper, elektroniskt | 2 år |
| Arbetsansökningar med bilagor, valda personer | papper, elektroniskt | evigt |
| Arbetssökande listor på arbetssökanden | papper, elektroniskt | 10 år |
| Arbetsavtal stadigvarande Arbetsavtal, praktikanter Arbetsavtal, civiltjänstgörare | papper, elektroniskt | 10 år efter avslutat jobb 5 år 10 år |
| Arbetsintyg | papper, elektroniskt | 10 år |
| Arbetstidsrapporter | papper, elektroniskt | 2 år |
| Arbetsvarningar givna till arbetstagare | papper, elektroniskt | 10 år |
| Bokföringens huvudbok | papper, elektroniskt | 10 år |
| Budget | papper, elektroniskt | Evigt |
| Dagpeng, sjukdagpeng, föräldrapeng mm ansökningar och beslut | papper, elektroniskt | 6 år |
| Dokument gällande uppsägning | papper | 6 år |
| Fastighetsdokument Fastighetsdokument, hyresavtal för tomter | papper, elektroniskt | Ikraftvarande + 10 år Evigt |
| Fullmakter | papper | 10 år |
| Fullmakter, partifullmakter | papper | Evigt |
| Försäkringsbrev | papper | 10 år efter förs.period.slut |
| Förtroendeuppdrag, intyg | papper, elektroniskt | 10 år |
| Kartotek, register, förteckningar | papper, elektroniskt | Evigt |
| Kassabok, kontoplan | papper, elektroniskt | 10 år |
| Kontoplan | papper, elektroniskt | 10 år |
| Kontoverifikat, verifikat äldre än 1920 sparas | papper | 6 år efter revisionen eller 10 år |
| Korrespondens | papper | Evigt |
| Lönekort och arvoden | papper, elektroniskt | Evigt |
| Organisationens handbok, reglementen, arbetsordning | papper, elektroniskt | Evigt |
| Personförsäkring | papper | Evigt |
| Personregister | papper, elektroniskt | hålls ajour |
| Personalregister | papper, elektroniskt | Evigt |
| Protokoll med bilagor | papper, elektroniskt | Evigt |
| Rekryteringens dokument, brottsregisterutdrag, tester, intyg | papper, elektroniskt | Förstörs då ansökningsprocessen är slutförd |
| Revisionsberättelse | papper, elektroniskt | Evigt |
| Ritningar, byggnadsritningar mm, kartor | papper, elektroniskt | Evigt |
| Semesterpeng, årsledigheter mm | papper, elektroniskt | 5 år |
| Sjukintyg | papper | 2 år |
| Skattehandlingar, deklarationer | papper, elektroniskt | 6 år |
| Stadgar | papper, elektroniskt | Evigt |
| Statistik, rörande den egna verksamheten | papper, elektroniskt | Evigt |
| Statistik, årsrapporter rörande arbetstagare | papper, elektroniskt | 10 år |
| Statistik, arbetslistor, övertid, sjukfrånvaro | papper, elektroniskt | 6 år |
| Tjänsteintyg | papper, elektroniskt | 10 år |
| Tystnadspliktsavtal | papper | Evigt |
| Verksamhetsberättelser, verksamhetsplaner | papper, elektroniskt | Evigt |
| Överenskommelser, kontrakt | papper, elektroniskt | Evigt |
| Övriga personregister, förteckningar | papper, elektroniskt | tjänstetiden + 6 år |
| Övriga handlingar, klipp, fotografier som belyser verksamheten | papper, elektroniskt | Evigt |
Förvara och sätt de handlingar som uppkommer i den dagliga verksamheten genast i en sådan ordning att arkiveringen går lätt och smidigt.
Arkivering innebär (källa: Arkivera rätt, M. Grass och S. Andersson):
I de egna lokalerna förvaras de senaste årens handlingar. Utrymmena ska vara inbrotts-, brand- och vattensäkra. Förvaringsutrymmet skall vara dammfritt och ha en jämn rumstemperatur ca + 20 C och med 40-60 procents luftfuktighet. För fotografier och film gäller + 10 C och 50 procents luftfuktighet.
Är rummet soligt förvaras materialet i lådor. Dåliga förvaringsutrymmen är källare och vind. Starka magnet- och elektriska fält ska undvikas i de utrymmen där gamla magnetband.
När du arkiverar dina handlingar i en arkivkartong, använd en blyertspenna. Blyerts håller bäst.
Skriv på skilda tomma konvolut (syrefria stora papper, som omsluter handlingarna) namnen på de olika buntarna med dokument.
Handlingarna åtskiljs genom att de sätts i dessa konvolut – samtidigt hålls handlingarna mer samlade. På mappen, på nedre delen av ryggraden ca 1 cm från botten, limmas en etikett.
På etiketten skrivs tydligt till exempel:
[Föreningens namn]
Styrelsemötes protokoll
2005
Volym A 3 B: 14.
Det är bra att numrera och ha serier enligt ett arkivschema men koder behövs inte i en riktigt liten samling.
Kontrollera i föreningens stadgar om det står vad som ska göras med arkiverat material.
Om det inte i står stadgarna kan man göra beslut om det på det möte som besluter om upplösningen av föreningen. Exempelvis kan man överlåta arkivet till en annan liknande organisation. Föreningen kan också överlämna sitt arkiv till en arkivinstitution.
Efter några år är kanske föreningens arkivutrymme fullt. Det kan också finnas andra orsaker till att föreningen vill flytta bort sina handlingar från föreningens lokaliteter. Då kan man överlämna sina handlingar till slutförvaring i en arkivinstitution.
När handlingarna överförs till arkivinstitutionen ska kopior av förteckningen för det överlämnade materialet medfölja.
Kontakta ett slutarkiv och diskutera detaljerna kring överlåtandet.
Vid överlämnande görs ett avtal gällande överlåtelse av materialet.
I avtalet kan man komma överens om hur handlingarna får användas av forskare m.fl.
Information har en livscykel. Den sträcker sig från upprättande / mottagande av information och via olika behandlingsskeden, till varaktig förvaring eller gallring. Arkiveringen av information börjar i arbetsrummet i samma ögonblick som man skriver eller tar emot en handling.
Arkivet bildas fortlöpande i det dagliga arbetet i takt med verksamheten. Det kan börja med att man skriver en möteskallelse eller ett protokoll, utformar en annons eller skriver bilagor till protokoll.
En viktig del av den administrativa verksamheten i föreningen är att planera och styra flödet av informationsmaterial. Med hjälp av arkivbildning kan man effektivera organisationens informationsservice. En annan viktig del är att befrämja framväxten av arkivet.
Arkivbildaren är en enskild person, organisation, förening, myndighet eller företag, vilka har en verksamhet som producerar och efterlämnar handlingar.
Arkivansvarig är en person som är ansvarig för att dokumenten arkiveras. I en organisation är det styrelsens uppgift är att fastställa riktlinjerna för arkivverksamheten samt utse en person som är ansvarig för arkiveringen och gallringen av materialet. Föreningens styrelse har samma ansvar för arkivverksamheten som den har för all annan administration, vid sidan av de krav som ställs genom stadgar och lagar.
I praktiken fördelas arbetsuppgifterna på enskilda personer inom styrelsen eller utsedda av styrelsen, till exempel sekreterare och kassör. Det kan också finnas en arkivarie som ansvarar för närarkiven, mellanarkiven, för gallringen och överflyttningen till slutarkiv.
Varje arkivbildare skall ha en förteckning, det vill säga en beskrivning av innehållet i arkivet. I den berättar man kort om organisationens historia, såsom viktiga datum och organisationsförändringar, namnbyten och verksamhet.
Alla som producerar handlingar eller tar emot sådana av utomstående instanser, medverkar dagligen till vad som arkiveras.
För att kunna hantera och styra informationsmaterialet har olika system utvecklats. Ett av dem är arkivbildningsplanen. Andra är bland andra diariet, specialregister, arkivförteckningar och beskrivningar.
Arkivbildningsplanen styr organisationens
Till planen hör bland annat uppgifter om godkännande och tidpunkt för ibruktagande. Här kan man också presentera en översikt av arkivbildarens organisation och förvaltningshistoria. Den är en gallrings- eller förvaringsplan. Den visar vilka handlingar som ska förvaras varaktigt och vilka som ska gallras bort efter en tid.
Arkivbildningsplanen är en handbok som är avsedd som ett hjälpmedel för alla inom organisationen som deltar i behandlingen av handlingar. Anvisningarna i planen påverkar behandlingen av handlingarna under livscykelns olika skeden. Organisationen kan använda arkivbildningsplanen som ett redskap då verksamheten utvecklas.
I arkivschemat klassificerar och förtecknar man handlingarna som arkiveras.
Arkivschemat bygger på en uppdelning av arkivet i ett antal huvudavdelningar vilka betecknas med stora bokstäver. Det allmänna arkivschemat, enligt Riksarkivets allmänna anvisningar, har följande huvudserier.
Handlingar i arkivet ordnas enligt följande huvudavdelningar:
A Diarier
B Förteckningar
C Protokoll
D Kopior
E Inkomna handlingar
F Korrespondens
Inom varje huvudavdelning bildas underindelningar, så kallade serier. En serie består av handlingar av samma typ.
I en förening är föreningens gästbok ett diarium. Även register och journaler kan vara det. Om alla brev som kommer in antecknas, bildas ett brevdiarium. Detta är den vanligaste formen av diarier. Kravet för ett diarium är att de anteckningar som görs i en handling sker dagligen eller med korta mellanrum.
Diarier är till stor hjälp i organisationen där antalet skrivelser och ärenden är stort.
De förteckningar som arkivbildaren själv har gjort införs här. Det kan vara medlemsförteckningar, inventarieförteckningar och liknande.
De protokoll som arkivbildaren själv har skrivit kommer här, men inte de protokoll som har kommit från annat håll.
Kopior av avsända handlingar, till exempel avsända brev.
Vanligen brev eller andra inkomna handlingar sätts här.
En brevväxling som består av kopior av avsända handlingar som arkiveras tillsammans med inkomna handlingar. Elektronisk brevväxling ska skrivas ut och arkiveras, eller arkiveras digitalt, på behörigt sätt.
Handlingar gällande räkenskapsföringen, dvs kassaböcker och verifikationer. I Bokföringslagen kan man läsa hur länge materialet bör sparas.
Här placeras serier och grupper av handlingar, vilka har bildats enligt innehåll. Det kan vara en förenings äganderättshandlingar, arkivexemplar av arkivbildarens egna publikationer, till exempel föreningshistoriken, kursverksamhet, jubileer, insamlingar och kampanjer.
Huvudserierna A – H är de vanligaste. Men man kan också använda I – U.
De handlingar som inte kan föras någon annanstans förs hit, till exempel tidningsurklipp, fotografier, föregångares arkiv.
En huvudserie uppdelas i underserier. Då kan C Protokoll se exempelvis ut:
Proveniensprincipen kallas också ursprungsprincipen eller den organiska samhörighetens princip. Den innebär att handlingarna ska förvaras på det sätt som ansluter sig till den ursprungliga ordningen. Till exempel om föreningen har byggt ett nytt föreningshus, så ska alla handlingar som gäller detta arkiveras tillsammans.
Lär er mera om medlemsregister:
Alla föreningar måste ha ett register över sina medlemmar. Men man får inte samla in mer uppgifter än de som behövs, och när medlemmen avgår ska medlemsuppgifterna förstöras.
Varje förening ska dessutom ha en registerbeskrivning. På sidan dokument hittar du en mall på registerbeskrivning.
Enligt föreningslagen § 11 bör föreningens styrelse föra en förteckning över sina medlemmar. Minimikravet är medlemmens fullständiga namn och hemort.
I ett medlemsregister ska aldrig mer information finnas än vad som behövs.
Medlemsregistret ska hållas utom räckhåll för obehöriga. Sparas medlemsregistret i en dator skall datorn ha ett gott säkerhetsskydd, sparas medlemsregistret på papper ska det förvaras i ett låst utrymme.
En utsedd, namngiven registeransvarig ansvarar för att personuppgifterna behandlas på det sätt som lagen föreskriver om registeransvariga.
Varje förening ska ha en registerbeskrivning. Se vårt modelldokument.
Medlemsuppgifterna får inte utan medlemmens tillstånd utlämnas till tredje part till exempel i direktmarknadsföringssyfte.
Att lägga ut medlemsuppgifter på nätet, till exempel på föreningens hemsida, är inte möjligt utan medlemmens godkännande.
Så länge medlemmen är medlem av föreningen förvaras medlemsuppgifterna. Då medlemmen avgår ur föreningen ska personens uppgifter förstöras, eftersom det inte finns någon grund till att uppgifterna sparas.
Från och med den 25.5.2018 måste EU:s GDPR-direktiv och den nya Dataskyddslagen beaktas vid uppgörandet av personregister. Se närmare information om GDPR här.
Länkar
www.finlex.fi Statens författningsdata, lagar
www.tietosuoja.fi Dataombudsmannens byrå
www.prh.fi Patent- och registerstyrelsen
Behandling av personuppgifter innebär till exempel insamling, förvaring, användning, överföring och överlåtelse av personuppgifter. Alla åtgärder som gäller personuppgifter, från planeringen av behandlingen av personuppgifter till radering av personuppgifter är behandling av personuppgifter.
Med personuppgifter avses alla uppgifter som anknyter till en identifierad eller identifierbar person. Personuppgifter är till exempel namn, telefonnummer, positionsuppgifter eller uppgifter om far- och morföräldrars genetiska sjukdomar.
En personuppgiftsansvarig är en enskild eller organisation, som fastställer för vilket syfte och på vilket sätt personuppgifter behandlas. En personuppgiftsansvarig kan exempelvis vara en förening som samlar in uppgifter om sina medlemmar, ett sjukhus som behandlar patientuppgifter, en nätbutik eller en tjänst inom sociala medier.
Med personuppgiftsbiträde avses en människa eller organisation, som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Ett personuppgiftsbiträde kan vara till exempel en marknadsföringsbyrå som sköter ett annat företags marknadsföring eller en IT-serviceleverantör med tillgång till den personuppgiftsansvariges personuppgifter.
Vid behandling av personuppgifter ska dataskyddsprinciperna enligt dataskyddslagstiftningen alltid iakttas.
Enligt dataskyddsprinciperna ska personuppgifter:
Dataskyddsförordningen omfattar sex olika grunder, som möjliggör behandling av personuppgifter:
En registrerad kan samtycka till att hans eller hennes personuppgifter behandlas. Ett sådant samtycke ska vara en frivillig, specifik, informerad och otvetydig viljeyttring, med vilken den registrerade godkänner att hans eller hennes personuppgifter behandlas. Den registrerade kan till exempel ge en skriftlig eller muntlig förklaring som gäller samtycket eller uttrycka sitt samtycke med en annan tydlig åtgärd, såsom att kryssa för en ruta på en webbsida. Samtycket ska kunna återkallas lika enkelt som det lämnats.
Den personuppgiftsansvarige ska kunna visa att ett lagstadgat samtycke finns.
När en person blir medlem i en förening ska hen informeras om hur föreningen behandlar personuppgifter. Som medlem har du rätt att få veta vilka uppgifter som en förening har om dig.
Enligt dataskyddsförordningen har en registrerad rätt att:
En registrerad kan inte utöva alla rättigheter i alla situationer. Situationen påverkas till exempel av på vilken grund personuppgifter behandlas.
En registrerad ska informeras om bl.a.
Redan när en person blir medlem ska hen informeras om behandlingen av personuppgifter och eventuell överlåtelse av dem.
Du har möjlighet att granska vilka personuppgifter som gäller dig och som olika personuppgiftsansvariga behandlar. Så säkerställer du att uppgifterna om dig är korrekta.
En personuppgiftsansvarig ska på uppmaning ge dig en kopia av dina personuppgifter. Kopian är i utgångspunkten avgiftsfri. Om du begär flera kopior, kan den personuppgiftsansvarige ta ut avgifter för dessa, vilka täcker de uppkomna kostnaderna. Du kan få dessa uppgifter på papper, eller elektroniskt i en allmänt använd filform eller muntligen.
Framför din begäran direkt till den personuppgiftsansvarige. Sök till exempel på den personuppgiftsansvariges webbplats eller genom att kontakta den personuppgiftsansvariges kundbetjäning.
Ange i begäran
Den personuppgiftsansvarige måste ge dig svar inom en månad. Om antalet begäranden är många eller om de är komplicerade, kan den personuppgiftsansvarige i sitt svar meddela att mer tid behövs för handläggningen. Om den personuppgiftsansvarige meddelar att mer handläggningstid behövs, är den maximala tiden tre månader från den ursprungliga begäran.
Vänta på svaret i lugn och ro. En anmälan om en längre behandlingstid innebär inte ännu att den personuppgiftsansvarige vägrar att ge dig dina uppgifter. Om den personuppgiftsansvarige inte svarar till dig inom tidsfristen, kan du kontakta dataombudsmannen.
Om den personuppgiftsansvarige vägrar att ge dig dina uppgifter, ska den personuppgiftsansvarige underrätta dig om orsakerna till vägran. En vägran ska alltid grunda sig på lag. Om det enligt dig inte finns grunder för vägran, kan du vid behov kontakta dataombudsmannen.
Det viktigaste om EU:s dataskyddsförordning. Personuppgifter i föreningar, till exempel medlemsregister, ska behandlas med stort ansvar och väldokumenterat.
GDPR eller General Data Protection Regulation är EU:s allmänna dataskyddsförordning.
Alla föreningar är skyldiga att upprätthålla medlemsregister och berörs därför direkt av GDPR. Föreningar som endast har organisationer som medlemmar berörs inte beträffande medlemsregistret, men de behandlar personuppgifter i andra sammanhang
GDPR är en komplicerad helhet men i de flesta fall räcker det med att sätta sig in i huvudreglerna.
GDPR reglerar hur data som gäller enskilda individer får behandlas inom EU. GDPR ska säkerställa den enskilda individens möjlighet att ha kontroll över de egna personuppgifterna.
För organisationer som hanterar personuppgifter räcker det inte längre att passivt följa regler, utan de måste nu aktivt kunna påvisa att de uppfyller reglerna: “den personuppgiftsansvarige ska ansvara för och kunna visa att principerna efterlevs”.
Övervakande myndigheter har också möjlighet att utfärda administrativa sanktionsavgifter. För allvarliga överträdelser kan företag påföras avgifter på upp till 4 procent av den globala omsättningen, för övriga kan avgiften vara upp till 20 000 000 euro.
Behandlingen av personuppgifter är laglig endast om minst ett av de villkor som uttryckligen nämns i GDPR uppfylls.
Av de sex berättigade ändamål som nämns är några relevanta för föreningar. För det första sägs att behandling är laglig i fall den är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse, som åvilar den personuppgiftsansvarige. Föreningslagen förutsätter att alla föreningar upprätthåller en förteckning över sina medlemmar.
Ett annat alternativ är regeln att behandlingen är laglig om den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandling för ett eller flera specifika ändamål. Samtycket skall dock kunna påvisas av den som behandlar personuppgifterna och det kan under den här regeln när som helst återtas. Att hantera samtycke kan i praktiken vara arbetsdrygt för en mindre förening.
Det tredje alternativet är den allmänna regeln att behandling är laglig i fall den är nödvändig för ändamål som berör den personuppgiftsansvariges berättigade intressen. Det här begreppet definieras inte närmare och det är alltså upp till den som behandlar uppgifterna att visa att behovet av behandlingen väger tyngre än den registrerades rättigheter. För föreningar lönar det sig alltså att se till att behandlingen så långt som möjligt grundar sig på regeln om rättsliga förpliktelser.
GDPR anger en uppsättning principer som alltid ska följas då personuppgifter behandlas. Den övergripande tanken är
Enligt GDPR har den registrerade många rättigheter. Den registrerade har bland annat rätt till tillgång, rätt till rättelse och rätt till radering under vissa förutsättningar.
Begreppet “registerbeskrivning” finns inte med i de nya bestämmelserna, men i stället nämns en uppsättning information som ska ges till den registrerade i det skede personuppgifterna tas emot. Detaljerna framgår i artikel 13 av GDPR.
I Finland kompletteras GDPR av dataskyddsförordningen. Enligt förordningen ska den som behandlar personuppgifter ha tystnadsplikt.
Varje ny förening ska börja med att utreda vilka personuppgifter den behandlar och i vilka sammanhang det sker. Medlemsregistret är knappast det enda sammanhanget där personuppgifter behandlas i en förening.
Utred den rättsliga grunden för de olika sammanhang som personuppgifter behandlas inom. Fastställ
Se till att dokumentera arbetet skriftligt – några sidor ska räcka för en vanlig förening. Ta upp frågan i styrelsen så att ärendet även blir protokollfört.
Klicka på de olika boxarna för att ta dig till föreningsresursen som uppdateras av SFV.
